5 trucos que no te enseñaron de la planeación

Lo primero que yo comparto con mis clientes y con toda persona que desee emprender con la idea de ser exitosos, es que no existe una fórmula mágica para lograr el éxito. Si así fuera, todos tendríamos éxito, no sería algo difícil de alcanzar. Lo primero que debemos mentalizarnos es que no existe un solo camino para alcanzar lo que queremos. Que algo porque le funcionó a alguien más, no necesariamente nos funcionará a nosotros.

Esto es cierto para estrategias de negocios y de mercado y también es cierto para la planeación y organización y otras áreas de la vida.

En internet y en plataformas sociales como TikTok e Instagram Reels hay mucho contenido sobre planeación y organización y hay quienes hasta se atreven a decir que es el consejo o técnica definitiva de la organización y olvidan que no hay una sola receta mágica que funcione para todos. Lo primero para desarrollar una estrategia definitiva que funcione para ti es conocerte y lo segundo es conocer distintos métodos de organización.

A veces la parta de conocernos es muy complicada, entonces lo que te propongo algunos métodos de organizar mi tiempo y mi trabajo para que los vayas probando y así puedas ir probando y puedas descubrir cuál es el que más te funciona.

1. Listas

Uno de los métodos de organización más sencillos y aún muy efectivo es hacer listas. Muchas veces sucede que nos sentimos abrumados porque sentimos que tenemos muchas cosas qué hacer. Enlistar todas las actividades nos ayudará a tener tranquilidad mental. Porque es el primer paso para tener un mapa de lo que queremos lograr.

Para llevar las listas a un siguiente nivel, lo que yo recomiendo es que un primer momento nos esforcemos por listar todo lo que está pendiente por hacer o lo que queremos lograr. Una vez hayamos hecho una lista exhaustiva, el siguiente paso es listar en orden de prioridades. Así podremos ir trabajando en lo que consideramos prioritario primero, una vez saliendo estos pendientes nos sentiremos más aliviados.

2. Organización de bloques de trabajo

En este sentido te presentaré varias teorías. Hay quienes dicen que hay que comenzar por las tareas más cortas, así no nos quitarán tiempo más adelante y nos ayudan a comenzar a tachar tareas de los pendientes de lo más pronto posible.

Por mi parte yo prefiero comenzar a trabajar por las tareas que me consumirán más tiempo. Las tareas que se pueden realizar en unos pocos minutos las dejo para los momentos en que tengo tiempos de espera en una tarea más grande, así aprovecho mejor el tiempo. Lo importante para mí en este sentido es que todas las tareas deben estar listadas para no olvidar hacerlas. A veces cuando llego a un punto muerto en una tarea que estoy realizando, ya sea porque estoy abrumado o debo esperar a que otra parte del proceso esté completa, entonces repaso la lista de pendientes a ver si hay algo más que pueda avanzar, estas tareas cortas.

Otros, prefieren no hacer listas tan exhaustivas para no sentirse abrumados y solo se enfocan en las tareas grandes.

3. Planificación del tiempo futuro

En esta era de la tecnología, hay muchas herramientas que nos pueden ayudar con nuestra planeación de actividades y organización del tiempo.

Convenientemente, ahora todos los teléfonos tienen la función de agenda. Allí podemos listar todas las actividades que debemos realizar e incluso programar alarmas con distintos tiempos de anticipación para asegurarnos de no olvidarnos de nada.

Para ir un paso más allá, se puede sincronizar el dispositivo con herramientas como Google Calendar que incluso nos permitirá invitar a otras personas a las actividades que haya que realizar en conjunto. Otra ventaja que ofrece es que cuando alguien más nos hace una invitación a un evento, al aceptar, este se agrega a nuestro calendario e incluso una alarma correspondiente.

Para quienes somos un poco más tradicionales o necesitamos algo más concreto en nuestra vida, las agendas físicas son una excelente opción que no pasa de moda. La ventaja que yo le veo de utilizar una libreta o agenda física, es que escribir es un ejercicio para el cerebro, que ayuda a tener una mejor relación ante lo imprevisto y la creatividad.

Sí les interesa una buena agenda para un método de organización, recomiendo las de https://syncronya.com/

4. Medir la carga trabajo

Muchos confunden trabajar mucho con ser productivo.

“No se trata de trabajar más duro, se trata de trabajar de forma más inteligente”

-Steve Jobs

No tratemos de llenarnos de actividades para estar ocupados y así ser productivos. Algo que he aprendido es que el trabajo nunca se acaba. Hubo una época en la que yo me esforzaba por adelantar todo el trabajo posible. Aún sigo pensando que vendrá más trabajo, así que mejor no dejar para después lo que puedo hacer ahora, pero nunca trabajo hasta que el trabajo esté terminado, porque nunca se termina. Es importante tomar los tiempos de descanso.

Entonces, no te llenes de tareas. Organiza tu día de forma que puedas terminar todo lo que te hayas planteado por el día. Siempre recuerda que habrá imprevistos, entonces tampoco llenes tu agenda.

5. Espacios para divagarte

Nuestro cerebro tiene u límite de productividad. Es importante que tenga momentos descanso para que pueda seguir siendo creativo y productivo. Dentro de las actividades diarias debe considerar esos momentos de descanso. También está bien si durante la jornada sientes que no avances, que te tomes un descanso, bebas algo de agua. Incluso está bien si quieres ir a tener una conversación con alguien más, procura que esta distracción no dure más de media hora.

Aunque también hay días en los que está bien no ser productivo, si eso ayuda a que rendimiento sea mejor el resto de la quincena, te puedes tomar un día libre.

Si te gustaría una asesoría sobre cómo crear un plan de organización a tu medida o la de tu emprendimiento, puedes programar una cita conmigo para mejorar la planeación y organización de tu empresa.